Bereid je voor

Nadat bekend was dat ik mijn stage ging doen in Israël, werd het tijd om dingen vast te leggen en te regelen. Kort na de bevestiging kreeg ik al het nodige huiswerk vanuit Israël: voor intellectueel eigendom tekenen, een inschrijfformulier voor huisvesting invullen (onderdeel van de poging om huisvesting op de campus te vinden), en een bewijs van inschrijving aanleveren. En dat alles liefst voor het begin van de volgende week. De laatste twee dingen waren makkelijk te regelen, daar had ik zelf alles in de hand. Voor het intellectueel eigendom moet echter ook de TU/e tekenen. Van de coördinator Internationalisering van de faculteit kreeg ik te horen dat maar liefst de directeur bedrijfsvoering van de faculteit dit moest tekenen. De coördinator zou het hele document doornemen, en bij akkoord zou ze zorgen dat de directeur bedrijfsvoering het zou tekenen. Diezelfde dag kreeg ik groen licht en moest ik mijn getekende versie inleveren, zodat de directeur bedrijfsvoering kon tekenen. Bij het inleveren bleek het wel een akkoord onder voorwaarden: een document waarnaar gerefereerd werd in het formulier voor intellectueel eigendom was niet te vinden/openen, terwijl dit wel cruciaal was voor het al dan niet akkoord gaan. Hier moest ik dus nog even achteraan. Dat betekende dat het voor het einde van het weekend ging niet meer lukken, het was immers al vrijdag en dat is in Israël al weekend. Helaas pindakaas, jammerdepammer.

Toen ik echter diezelfde middag nog even voor een andere vraag langs de coördinator ging, viel die tegenvaller in het niet. De directeur bedrijfsvoering bleek op het punt te staan twee weken op vakantie te gaan, en had op voorwaarde dat de coördinator het missende document nog goedkeurde het formulier getekend! Een weekendje vertraging viel helemaal in het niet tegenover de ruim twee weken die ik aan vertraging op had kunnen lopen als ik niet gelijk actie had ondernomen; het snel regelen van dingen betaalde gelijk al uit. Win!

Na het weekend kreeg ik het benodigde document vanuit Israël, en was de coördinator akkoord; het laatste stukje huiswerk kon opgestuurd worden. Ik werd vervolgens ingeschreven als guest student, en op termijn zou ik wat horen van het International Office van mijn stageplek omtrent visum en huisvesting. Een aantal weken ging er voorbij, totdat ik weer bericht kreeg vanuit Israël. Vol enthousiasme over volgende stappen opende ik de mail. De e-mail was echter niet zo bevredigend als ik hoopte: ze hadden een bewijs van inschrijving nodig dat mijn gehele stageperiode besloeg. Het bewijs van inschrijving dat ik had aangeleverd betrof de 'normale' versie, welke het huidige collegejaar (tot augustus 2019) besloeg. Echter zou mijn stage tot oktober zou gaan duren, dus wilde ze in Israël ook zeker weten dat ik in het nieuwe collegejaar aan de TU/e zou (blijven) studeren. Na wat onderzoek, wat mailtjes hier en daar, en ook weer de nodige handtekeningen hier en daar, had ik dat bewijs eindelijk in mijn bezit en kon ik dit opsturen. Een dag later kreeg ik bericht dat mijn papieren waren goedgekeurd; binnen een paar dagen zou ik wat horen van het International Office van mijn stageplek in Israël over visum en huisvesting. Jeej! Hè-hè! Het grapje van het 'bijzondere' bewijs van inschrijving had toch ook weer twee weken geduurd, dus het was ondertussen al ruim een maand sinds het begin van de voorbereiding, maar daar was toch eindelijk weer voortgang. Althans, dat dacht ik ...

Twee dagen gingen voorbij, maar nee hoor, niets kwam binnen. Toen volgde het hemelvaartsweekend, dus daar zou ook wel niets gebeuren. Na het weekend heb ik nog gewacht tot de laatste mail een week geleden was, en toen eens een mailtje gestuurd met dat ik nog niets gehoord had. Wat bleek een dag later: het International Office van mijn stageplek had mijn e-mailadres fout gespeld! Zucht.

Ik kreeg de betreffende mail gelukkig daarna snel opgestuurd. Nu kon ik wel weer aan de slag! Bij de mail zat een mooie brief in het Hebreeuws, waaruit ik alleen mijn naam, paspoortnummer en stageperiode kon ontcijferen, voor de rest is het écht geen doen om er iets van te maken, dat Hebreeuws. Dit betrof in ieder geval de bevestiging dat ik mijn stage ging doen in Israël en dat ik was geaccepteerd als guest student. Dit is nodig als bewijs bij het aanvragen van een studentenvisum voor Israël. Daar kon ik dus mee aan de slag. Na een zoektocht naar het correcte formulier, kon ik dit in gaan vullen.

Op het formulier moest ik echter ook mijn adres tijdens mijn tijd in Israël noteren. Wacht eens! Daar had ik ook niet van gehoord. Ik heb snel een mailtje gestuurd naar hoe het daarmee zat. Dit had ik toch echt nodig voor mijn visumaanvraag. Een paar dagen later kreeg ik als reactie dat ze mij toch echt informatie over de huisvesting hadden gestuurd. Ze hadden de mail als bijlage erbij gestopt. En wat bleek? Ja hoor, ook daar was mijn e-mailadres verkeerd getikt: ik was Mark Legers geworden. Maar dat was niet alles: de betreffende mail bleek al ruim een maand daarvoor gestuurd te zijn. EEN MAAND! Ik had al ruim een maand eerder duidelijkheid gehad kunnen hebben over een kamer. Wow. Maar ook dat was nog niet alles: ik had binnen twee weken na ontvangst van de eigenlijke mail moeten laten weten of ik de voorgestelde kamer accepteerde. Dat was dus ook alweer bijna 3 weken geleden. Oh jee ...

Na direct gereageerd te hebben en de situatie te hebben uitgelegd, kreeg ik gelukkig ook spoedig reactie. Ze gingen mijn e-mailadres aanpassen, en ik mocht nog steeds aanspraak maken op de kamer. Wat. Een. Opluchting.

Dat betekende ook dat ik mijn visumaanvraag kon completeren met mijn adres tijdens mijn verblijf in Israël, en een afspraak kon gaan maken om mijn visum aan te vragen. We zitten ondertussen bijna halverwege juni, de een na laatste week voor de tentamens. Ik was ondertussen al een kleine twee maanden bezig met de formaliteiten voor mijn stage, maar ik was nog louter een bezoekje aan de ambassade van mijn laatste horde verwijderd. Genoeg tegenwind gehad dacht ik zo, dan mag deze horde wel eens lekker soepeltjes gaan. Ja toch? Ja toch?!